Política de Privacidade

1. Quem trata os seus dados

O Reevy é um sistema de gestão para clínicas de estética e saúde, oferecido por VASSOFT TECNOLOGIA LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 47.446.516/0001-28 (“Reevy”, “nós”).

O papel do Reevy muda conforme o dado, e isso define a quem você deve recorrer:

• Dados da conta e da assinatura. Quando você cria uma conta, entra para a equipe de uma clínica ou contrata o plano, o Reevy decide como esses dados são usados. Aqui o Reevy é o controlador.
• Dados de pacientes. Fichas, anamneses, atendimentos, termos, fotos e lançamentos são registrados pela clínica, que decide o que coletar e para quê. A clínica é a controladora, e o Reevy é o operador: trata esses dados em nome dela e conforme as instruções dela, nas condições da seção Tratamento de dados dos Termos de Uso.

2. Encarregado e canal de contato

O encarregado pelo tratamento de dados pessoais do Reevy é Ricardo Vasconcelos, que atende pelo e-mail contato@reevy.com.br.

Se você é paciente de uma clínica que usa o Reevy, o pedido sobre os seus dados deve ser feito à própria clínica. Veja a seção Seus direitos.

3. Dados tratados, finalidades e bases legais

Conta de usuário

• Dados: nome, e-mail, telefone, senha (guardada apenas na forma de hash), foto de perfil, função e permissões na clínica. Se você entrar com o Google, recebemos do Google o seu nome, o e-mail, o identificador da conta e a foto de perfil.
• Finalidades: criar e autenticar a conta, dar acesso à clínica, confirmar o e-mail, recuperar a senha e enviar os avisos do próprio sistema.
• Base legal: execução do contrato (LGPD, art. 7º, V).

Cadastro da clínica

• Dados: nome da clínica, CNPJ, telefone, endereço, logotipo, área de atuação, horários de funcionamento e os cadastros de profissionais, incluindo o registro no conselho profissional.
• Finalidades: configurar o sistema e identificar a clínica nos documentos que ela emite.
• Base legal: execução do contrato (art. 7º, V).

Assinatura e pagamento

• Dados: nome do titular, e-mail, CPF ou CNPJ, CEP e número do endereço de cobrança, forma de pagamento e histórico de cobranças. Os dados do cartão são enviados ao processador de pagamentos e não ficam guardados no Reevy: mantemos só a bandeira e os quatro últimos dígitos, para você reconhecer o cartão na tela.
• Finalidades: cobrar o plano, registrar os pagamentos e cumprir obrigações fiscais e contábeis.
• Bases legais: execução do contrato (art. 7º, V) e cumprimento de obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II).

Segurança e registros de uso

• Dados: endereço IP, navegador e dispositivo, data e hora dos acessos, e os registros de quem consultou ou alterou fichas, fotos e documentos.
• Finalidades: manter a sessão, limitar tentativas de acesso, prevenir fraude e permitir que a clínica saiba quem acessou os dados de um paciente.
• Bases legais: cumprimento de obrigação legal, incluindo a guarda de registros de acesso prevista no Marco Civil da Internet (art. 7º, II), e legítimo interesse na segurança do serviço (art. 7º, IX).

Atendimento e suporte

• Dados: o que você nos envia ao pedir ajuda, como nome, telefone e o conteúdo da conversa.
• Finalidades: responder ao pedido e fazer a implantação da clínica. O atendimento é feito pelo WhatsApp, e as conversas ficam sujeitas também à política de privacidade do WhatsApp.
• Base legal: execução do contrato e de procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V).

Dados de pacientes, tratados em nome da clínica

• Dados: identificação e contato (nome, telefone, e-mail, CPF, data de nascimento, gênero, endereço), agendamentos, anamneses, registros de atendimento, termos de consentimento, fotos, assinatura e valores cobrados. Parte deles é dado pessoal sensível, por se referir à saúde. Quando a paciente assina uma anamnese ou um termo, ficam registrados também a data, o endereço IP e o navegador usados na assinatura.
• Finalidades: as definidas pela clínica para prestar e documentar o atendimento. O Reevy não usa dados de pacientes para finalidade própria, não os vende e não faz publicidade com eles.
• Base legal: é definida pela clínica, como controladora. Em geral, tutela da saúde em procedimento realizado por profissional de saúde (art. 11, II, “f”), cumprimento de obrigação legal de guarda do prontuário (art. 11, II, “a”) e, nos termos assinados, o consentimento da paciente (art. 11, I).

Quando a clínica envia o link de assinatura pelo WhatsApp, o envio parte do aparelho e da conta de WhatsApp de quem está atendendo, por escolha da clínica. O Reevy apenas monta a mensagem.

O Reevy não toma decisões automatizadas que afetem os titulares e não usa os dados para criar perfis de comportamento.

4. Com quem os dados são compartilhados

O Reevy não vende dados pessoais. Para funcionar, o sistema usa fornecedores que tratam dados em nosso nome, cada um apenas com o necessário para o serviço que presta:

• Resend, para o envio de e-mails do sistema: confirmação de e-mail, recuperação de senha, convites para a equipe, avisos e o link para a paciente assinar um documento. Recebe o endereço de e-mail do destinatário e o conteúdo da mensagem.
• Asaas, para a cobrança da assinatura. Recebe os dados do titular do pagamento e, no pagamento com cartão, os dados do cartão.
• Cloudflare R2, para o armazenamento de arquivos e das cópias de segurança. As fotos de pacientes e os documentos assinados ficam em armazenamento privado. O logotipo da clínica fica em armazenamento público, porque aparece em documentos e telas abertas por link.
• Cloudflare Turnstile, quando ativado, para proteger o formulário de criação de conta contra robôs. Nas telas de cadastro, o navegador carrega um script da Cloudflare, que analisa sinais de rede e do dispositivo para distinguir uma pessoa de um robô. O código gerado pela verificação e o endereço IP são enviados à Cloudflare para a validação. Esse script não é carregado nas demais telas.
• Sentry, para o monitoramento de erros técnicos. Recebe dados técnicos do erro (tipo de erro, tela ou rota, navegador e versão do sistema), sem conteúdo de pacientes, e identificadores internos da conta e da clínica, sem nome, e-mail ou CPF. Em parte dos erros no navegador, recebe também uma gravação da tela com todo o texto e os campos mascarados e as imagens e assinaturas ocultas. O endereço IP não é armazenado.
• Google, apenas se você escolher entrar com a conta Google.
• PostHog, para medir visitas ao site, a criação de conta e a contratação do plano. Recebe as páginas visitadas no site e nas telas de criação de conta, de login, de convite de acesso e de contratação do plano, com o site de origem da visita e os parâmetros de campanha (utm); cliques, movimento do cursor, rolagem, tempo de permanência e métricas de desempenho do carregamento na página inicial e nas páginas de política de privacidade e de termos de uso; dados técnicos do navegador e do aparelho, como sistema operacional, tipo de aparelho e de navegador, tamanho da tela, idioma e fuso horário; e um identificador interno da clínica, sem nome, e-mail, telefone, documento ou dados de pacientes. O endereço IP não é armazenado e a localização não é deduzida a partir dele. Nada é enviado das demais telas do sistema nem das páginas de assinatura de documentos.
• Hostinger, para a hospedagem da aplicação web, da API e do banco de dados, em servidor virtual privado (VPS). As requisições ao site, inclusive as das páginas que entregam imagens de pacientes, passam pela infraestrutura dessa empresa.

Os dados também podem ser compartilhados com autoridades, quando houver obrigação legal ou ordem de autoridade competente, e dentro da própria clínica, com as pessoas da equipe, conforme as permissões que a clínica definiu para cada usuário.

5. Transferência internacional

Alguns dos fornecedores listados acima têm sede ou mantêm servidores fora do Brasil. A Cloudflare opera em rede global. A Sentry, que recebe os erros técnicos, mantém os servidores nos Estados Unidos. A PostHog mantém os servidores nos Estados Unidos. Por isso, dados pessoais podem ser transferidos para outros países. Quando isso acontece, a transferência segue as hipóteses do art. 33 da LGPD e as regras da Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), com as garantias contratuais oferecidas por cada fornecedor.

6. Por quanto tempo os dados ficam guardados

Guardamos os dados pelo tempo necessário para as finalidades desta política e para cumprir obrigações legais. Depois disso, eles são eliminados ou anonimizados.

• Dados da clínica após o cancelamento ou o encerramento: 90 dias, e depois são eliminados, a menos que a clínica peça a eliminação antes. Enquanto a conta existir, os dados são mantidos.
• Cópias de segurança: rotativas, mantidas por 30 dias e depois sobrescritas. Dados eliminados podem permanecer nelas até o fim desse prazo.
• Registros de acesso ao sistema (data, hora e endereço IP de cada entrada na conta): 12 meses. O Marco Civil da Internet (Lei nº 12.965/2014, art. 15) exige no mínimo 6.
• Registro de quem consultou a ficha de um paciente: fica guardado enquanto a clínica usar o Reevy. O endereço IP e o navegador desse registro são apagados depois de 12 meses.
• Dados de quem saiu da equipe: quando a clínica exclui os dados de um usuário desativado, o e-mail, o telefone, a foto e as credenciais são apagados. O nome continua nos registros do que a pessoa fez na clínica.
• Cobrança e registros fiscais: 5 anos.
• Prontuário dos pacientes: a Lei nº 13.787/2018 prevê a guarda por no mínimo 20 anos a partir do último registro. Essa obrigação é da clínica, como controladora, e do profissional. Como o Reevy elimina os dados da clínica após o prazo acima, a clínica deve exportar os dados dentro desse prazo e guardá-los por conta própria.

Tokens de recuperação de senha, de confirmação de e-mail e sessões expiradas são removidos automaticamente.

Documentos assinados não podem ser alterados depois da assinatura. Essa é uma característica do sistema, que preserva a prova do que foi assinado.

Encerramento da conta

Quem administra a clínica pede o encerramento da conta em Configurações, na aba Dados da clínica. O pedido não apaga nada automaticamente: o Reevy entra em contato com quem pediu para combinar a exportação e a exclusão, e os dados são eliminados depois do prazo de guarda acima. Antes disso, a clínica pode exportar os dados de cada paciente, na ficha do paciente, ou todos os dados da clínica, em Configurações, na aba Dados da clínica.

7. Seus direitos

A LGPD (art. 18) garante ao titular dos dados o direito de pedir:

• a confirmação de que os seus dados são tratados e o acesso a eles;
• a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados;
• a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desacordo com a lei;
• a portabilidade dos dados;
• a eliminação dos dados tratados com base no consentimento;
• a informação sobre com quem os dados foram compartilhados;
• a informação sobre a possibilidade de não consentir e as consequências disso, e a revogação do consentimento;
• a revisão de decisões tomadas apenas com base em tratamento automatizado.

Como pedir

• Você tem conta no Reevy (é responsável por uma clínica ou faz parte da equipe): nome, e-mail, senha e foto podem ser corrigidos direto no sistema, em Conta. Se você saiu de uma clínica, quem a administra pode excluir os seus dados em Configurações, na aba Usuários. Os demais pedidos são feitos pelo e-mail contato@reevy.com.br.
• Você é paciente de uma clínica que usa o Reevy: faça o pedido à clínica onde foi atendida. É ela quem decide sobre os seus dados e quem pode confirmar a sua identidade. A clínica consegue corrigir, exportar e excluir o seu cadastro pelo sistema; o que faz parte do prontuário ou de registros fiscais fica guardado pelo prazo legal. Se o pedido chegar ao Reevy, ele é encaminhado à clínica, e o Reevy dá a ela o apoio necessário para responder.

Para proteger os seus dados, podemos pedir informações que confirmem a sua identidade antes de atender. Alguns pedidos podem não ser atendidos por inteiro quando a lei exige a guarda do dado, como no caso de prontuários e de registros fiscais. Nesses casos, explicamos o motivo.

Você também pode apresentar reclamação à Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

8. Como protegemos os dados

• As senhas são guardadas apenas como hash (bcrypt); ninguém no Reevy consegue lê-las.
• Os tokens de sessão ficam em cookies que o JavaScript da página não consegue ler, e os tokens de renovação são guardados apenas como hash.
• Cada pessoa da equipe entra com o próprio usuário e só vê o que as permissões definidas pela clínica liberam.
• Os dados de cada clínica são separados dos dados das demais.
• Fotos de pacientes e documentos assinados ficam em armazenamento privado e só são entregues a usuários autenticados da clínica.
• Documentos assinados são imutáveis e têm um código de integridade que permite verificar se o arquivo foi alterado.
• O acesso a fichas, fotos e documentos de pacientes fica registrado, e quem administra a clínica pode consultar esse registro na aba Acessos da ficha do paciente.
• Cada pessoa pode ativar a verificação em duas etapas, que pede um código de um aplicativo autenticador além da senha.
• Tokens de recuperação de senha, de confirmação de e-mail e sessões expiradas são removidos automaticamente.
• Há limite de tentativas de login e de recuperação de senha.
• Os dados de cartão não são armazenados no Reevy.

Nenhum sistema é imune a falhas. Se ocorrer um incidente de segurança que possa trazer risco ou dano relevante aos titulares, o Reevy comunicará a ANPD e os titulares afetados, quando for o controlador, e avisará a clínica, quando for o operador, nos prazos da regulamentação.

9. Cookies e armazenamento no navegador

O Reevy usa cookies estritamente necessários, que não dependem de consentimento, e, só se você aceitar no aviso exibido no site, um cookie de medição, que permite reconhecer o mesmo navegador em visitas diferentes para entendermos como o site é usado. Recusar não muda nada no funcionamento do site, e você pode rever a escolha a qualquer momento em Preferências de cookies, no rodapé da página inicial. A medição de audiência sem cookies acontece de qualquer forma e não identifica você. Não há cookies de publicidade nem pixels de rastreamento. Além da medição, o único script de outra empresa é o da verificação contra robôs (Cloudflare Turnstile), quando ativado, que é carregado apenas nas telas de criação de conta. Os dois estão descritos na seção Com quem os dados são compartilhados.

• Sessão (access_token e refresh_token): mantêm a sua sessão ativa. O JavaScript da página não consegue ler esses cookies.
• Entrada com o Google (google_oauth_state e google_oauth_verifier): existem por alguns minutos, só durante o login com o Google, para proteger esse processo.
• Preferência do menu (sidebar_state): lembra se o menu lateral está aberto ou recolhido.
• Medição (ph_ seguido de um código, do próprio Reevy): só existe depois do seu aceite e serve para reconhecer o mesmo navegador em visitas diferentes. É apagado se você mudar a escolha em Preferências de cookies.

O sistema também guarda no próprio navegador preferências de tela e rascunhos de preenchimento, para você não perder o que estava fazendo, além do registro da sua resposta ao aviso de cookies. Se você aceitar a medição, os mesmos dados de medição também são guardados no armazenamento local do navegador. Essas informações ficam no seu dispositivo.

As fotos de pacientes que você abre ficam no cache privado do navegador por até uma hora, para a tela carregar mais rápido. Ao sair da conta, o sistema pede ao navegador que apague esse cache, nos navegadores que oferecem esse recurso. Em computadores compartilhados, lembre-se de sair da conta.

10. Crianças e adolescentes

As contas do Reevy são destinadas a profissionais e equipes de clínicas, maiores de 18 anos. Quando uma clínica atende crianças ou adolescentes, cabe a ela obter o consentimento do responsável legal e tratar esses dados no melhor interesse deles, como determina o art. 14 da LGPD. Para pacientes menores de 18 anos, o Reevy exige que anamneses e termos sejam assinados pelo responsável legal, com nome e CPF dele. Quando a data de nascimento do paciente não está cadastrada, o sistema não consegue verificar a idade e não bloqueia a assinatura.

11. Alterações desta política

Esta política pode ser atualizada para acompanhar mudanças no sistema ou na legislação. A data e a versão no topo da página indicam o texto em vigor. Mudanças relevantes são comunicadas aos responsáveis pelas contas. A versão aceita no cadastro fica registrada na conta. O uso do Reevy também segue os Termos de Uso.